Administración y custodia de libros de actas de asamblea de accionistas, juntas de consejo y accionistas.

Sociedades Mercantiles

Las sociedades mercantiles por disposición legal están obligadas a llevar y mantener los libros sociales, conocidos como libros societarios o libros corporativos.

Libros Corporativos

Los libros corporativos son aquellos libros en los cuales las sociedades mercantiles registran sus actividades, tales como el registro de socios, los acuerdos o resoluciones tomados en las asambleas, las decisiones del consejo de administración, los aumentos o disminuciones del capital social, según aplique a la sociedad de que se trate.

La obligación legal de las empresas consistente en llevar libros de actas tiene su fundamento en el Código de Comercio y en la Ley General de Sociedades Mercantiles. Además, el Código Fiscal de la Federación hace referencia a esta obligación y dispone que para efectos fiscales la contabilidad estará integrada por los libros y registros sociales y además dispone que si la autoridad fiscal en el ejercicio de sus facultades de comprobación o en caso de devoluciones de impuestos, advierte que la sociedad no cumple con esta obligación, la sociedad incurrirá en infracción que será sancionada con multa.

El hecho de que las sociedades cuenten con un historial de sus actividades, no sólo es una obligación legal, sino que además les otorga certeza jurídica sobre sus actos. Así mismo, los socios e incluso posibles inversionistas, en un momento determinado podrán considerar la información contenida en los libros sociales para la toma de decisiones.

Los libros corporativos son:

• • Libro de actas
  • Libro de juntas de consejo
  • Libro de acciones
    

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Actas de asamblea

Las actas de las asambleas generales de accionistas se asentarán en el libro e irán firmadas por el presidente y el secretario de la asamblea, así como de los comisarios que concurran, a estas actas se acompañarán los documentos que justifiquen que las convocatorias se hicieron en los términos de ley.

Los administradores y/o consejo de administración se encargarán del cuidado de los libros y responderán personal y solidariamente de la existencia y de la exactitud de los datos contenidos en dichos libros

Cuando la sociedad esté administrada por un consejo de administración, se llevará el libro de consejo de administración en el cual se contendrán las actas en las que obren los acuerdos y resoluciones tomadas en las juntas del consejo. En estas actas se expresarán la fecha, el nombre de los asistentes y relación de los acuerdos aprobados. Las actas estarán autorizadas por las firmas de las personas que tengan esta facultad conforme a los estatutos de cada sociedad.